Ervaringen van Huisartsenpraktijk Delfthof met openzetten van agenda voor online afspraken
Geplaatst op:
De functionaliteiten van het patiëntenportaal bieden mogelijkheden om de zorg voor de patiënt efficiënter en effectiever in te richten. We vroegen Evianne de Klok, praktijkverpleegkundge, praktijkmanager en digicoach bij Huisartsenpraktijk Delfthof naar haar ervaringen met de functionaliteit online afspraken.
Waarom hebben jullie ervoor gekozen om de volledige agenda open te zetten voor online afspraken?
“Vanaf 2022 zijn wij gaan werken met het patiëntenportaal van MijnGezondheid.net; daarbij hebben wij de online afspraken deels opengezet. In het begin vonden met name de huisartsen dat nog wel spannend, omdat zij het gevoel hadden de controle deels uit handen te geven. Echter, het openzetten van een aantal plekken in de agenda ging prima en daarom hebben we later besloten om (bijna) de hele agenda open te zetten voor online afspraken.”
Voor de praktijk was de aanleiding hiervoor onder andere de praktijkscan van de LHV. Daarin werd geconstateerd dat de druk op de telefoon erg hoog was en dat patiënten lang in de wachtrij stonden. Evianne vervolgt: “De adviseur van de LHV gaf daarop als advies om de agenda helemaal open te zetten voor online afspraken. Dat hebben wij gedaan en wij zorgen er altijd voor dat er nog tijdstippen vrij zijn die alleen door de assistente kunnen worden ingepland.” Evianne legt uit hoe dit in de praktijk werkt: “Per arts staan er twee afspraakplekken eind van de ochtend en twee eind van de middag gereserveerd die de assistente kan gebruiken als een patiënt belt voor een afspraak. Wij zetten de online afspraken 24 uur van tevoren dicht, zodat de doktersassistente de tijd heeft om de ingeplande afspraken te checken. Als zij ziet dat een patiënt die een e-afspraak heeft gemaakt niet door de huisarts gezien hoeft te worden, belt ze de patiënt met een alternatief. Het valt erg mee hoeveel patiënten we moeten bellen, omdat ze onnodig een afspraak bij de huisarts hebben gemaakt; wij merken dat patiënten veel bewuster een afspraak maken.”
Wat zijn jullie ervaringen tot nu toe?
“Onze ervaringen zijn positief en wij zouden het niet meer willen terugdraaien. Naast de gereserveerde plekken voor de assistente zijn er vaak nog plekken in de agenda leeg. We komen eigenlijk nooit afspraakplekken tekort. Ook de huisartsen zijn positief over deze werkwijze.”
Hoe reageren patiënten hierop?
"De patiënten reageren goed. Zij kunnen in hun eigen tijd (bijv. ook in het weekend) een afspraak inplannen. Wij zien ook dat veel oudere patiënten, waarvan vaak gedacht wordt dat ze minder digitaal vaardig zijn, het portaal veel gebruiken. Natuurlijk houd je een groep patiënten die niet met het portaal werkt, maar daarvoor zijn we nog gewoon telefonisch bereikbaar.”
Wat kunnen jullie meegeven aan praktijken die hier ook mee aan de slag willen?
“Gewoon durven en doen! Uiteraard moet je ervoor zorgen dat het portaal goed ingericht is. Daarnaast is het van belang om alle medewerkers te betrekken bij het openstellen van de online afspraken. Zo draagt de hele praktijk dezelfde boodschap uit en kan iedereen zijn steentje bijdragen om patiënten te motiveren hier gebruik van te maken.
Zeker in het begin hebben we het patiëntenportaal veel gepromoot onder patiënten. Dit hebben we gedaan door folders mee te geven, het op de website te plaatsen, het te benoemen aan de telefoon, op het antwoordapparaat en in het consult. Tot slot is het handig om de e-consulten ook open te zetten. Zo hebben de patiënten via het portaal de mogelijkheid om een korte vraag te stellen en hoeven ze geen afspraak te maken voor kleine vragen of te bellen met de doktersassistente.” Delfthof deelt ook labuitslagen met de patiënt via het portaal. “Door al deze extra acties trek je je patiënten naar je portaal. Het kost tijd maar levert ook zeker tijd, werkplezier en kwaliteit van zorg op.”
Heeft u vragen over het patiëntenportaal, de functionaliteiten of het motiveren van gebruik bij patiënten? Neem dan contact met ons op via: digitalisering@zel.nl.
Waarom hebben jullie ervoor gekozen om de volledige agenda open te zetten voor online afspraken?
“Vanaf 2022 zijn wij gaan werken met het patiëntenportaal van MijnGezondheid.net; daarbij hebben wij de online afspraken deels opengezet. In het begin vonden met name de huisartsen dat nog wel spannend, omdat zij het gevoel hadden de controle deels uit handen te geven. Echter, het openzetten van een aantal plekken in de agenda ging prima en daarom hebben we later besloten om (bijna) de hele agenda open te zetten voor online afspraken.”
Voor de praktijk was de aanleiding hiervoor onder andere de praktijkscan van de LHV. Daarin werd geconstateerd dat de druk op de telefoon erg hoog was en dat patiënten lang in de wachtrij stonden. Evianne vervolgt: “De adviseur van de LHV gaf daarop als advies om de agenda helemaal open te zetten voor online afspraken. Dat hebben wij gedaan en wij zorgen er altijd voor dat er nog tijdstippen vrij zijn die alleen door de assistente kunnen worden ingepland.” Evianne legt uit hoe dit in de praktijk werkt: “Per arts staan er twee afspraakplekken eind van de ochtend en twee eind van de middag gereserveerd die de assistente kan gebruiken als een patiënt belt voor een afspraak. Wij zetten de online afspraken 24 uur van tevoren dicht, zodat de doktersassistente de tijd heeft om de ingeplande afspraken te checken. Als zij ziet dat een patiënt die een e-afspraak heeft gemaakt niet door de huisarts gezien hoeft te worden, belt ze de patiënt met een alternatief. Het valt erg mee hoeveel patiënten we moeten bellen, omdat ze onnodig een afspraak bij de huisarts hebben gemaakt; wij merken dat patiënten veel bewuster een afspraak maken.”
Wat zijn jullie ervaringen tot nu toe?
“Onze ervaringen zijn positief en wij zouden het niet meer willen terugdraaien. Naast de gereserveerde plekken voor de assistente zijn er vaak nog plekken in de agenda leeg. We komen eigenlijk nooit afspraakplekken tekort. Ook de huisartsen zijn positief over deze werkwijze.”
Hoe reageren patiënten hierop?
"De patiënten reageren goed. Zij kunnen in hun eigen tijd (bijv. ook in het weekend) een afspraak inplannen. Wij zien ook dat veel oudere patiënten, waarvan vaak gedacht wordt dat ze minder digitaal vaardig zijn, het portaal veel gebruiken. Natuurlijk houd je een groep patiënten die niet met het portaal werkt, maar daarvoor zijn we nog gewoon telefonisch bereikbaar.”
Wat kunnen jullie meegeven aan praktijken die hier ook mee aan de slag willen?
“Gewoon durven en doen! Uiteraard moet je ervoor zorgen dat het portaal goed ingericht is. Daarnaast is het van belang om alle medewerkers te betrekken bij het openstellen van de online afspraken. Zo draagt de hele praktijk dezelfde boodschap uit en kan iedereen zijn steentje bijdragen om patiënten te motiveren hier gebruik van te maken.
Zeker in het begin hebben we het patiëntenportaal veel gepromoot onder patiënten. Dit hebben we gedaan door folders mee te geven, het op de website te plaatsen, het te benoemen aan de telefoon, op het antwoordapparaat en in het consult. Tot slot is het handig om de e-consulten ook open te zetten. Zo hebben de patiënten via het portaal de mogelijkheid om een korte vraag te stellen en hoeven ze geen afspraak te maken voor kleine vragen of te bellen met de doktersassistente.” Delfthof deelt ook labuitslagen met de patiënt via het portaal. “Door al deze extra acties trek je je patiënten naar je portaal. Het kost tijd maar levert ook zeker tijd, werkplezier en kwaliteit van zorg op.”
Heeft u vragen over het patiëntenportaal, de functionaliteiten of het motiveren van gebruik bij patiënten? Neem dan contact met ons op via: digitalisering@zel.nl.
.jpg)
